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Juntitis Zombificadoras del Infierno parte III (en Megapantalla)

meetingsEn los últimos 4 meses he tenido un gran cantidad de juntas en DF y Monterrey. En su mayoría relacionadas con cambio social, innovación y similares.

Hay tantas cosas pasando, que no siempre puedo asistir a todos los eventos y juntas que me gustaría. El fin de semana pasado, me di cuenta que esto se me salió de control cuando quería asistir al OpenDataMty y no pude por tener que dar seguimiento a compromisos de juntas previas y claro tener mas juntas.

Cuando pasas mas tiempo en juntas que haciendo tu trabajo, puedes estar seguro de que algo esta mal (y aun peor si pasas mas tiempo trabajando que en tu vida personal). Lo que me incomoda no son la cantidad de juntas, aunque he de aceptar que entre menos mejor.  El 85% de esas juntas se pudieron evitar o mínimo hacer mas cortas. He estado dedicando mi tiempo a atender la Juntitis de las organizaciones!

Las juntas dan licencia a las personas de no ser concretas, de divagar en dialogos y distribuir la responsabilidad de tomar una decisión entre varias personas. Dan la ilusión de estar trabajando cuando solo se esta evitando hacer el trabajo duro y tomar la decisiones importantes.

Platicar con personas trabajando en innovación social es de las cosas que mas disfruto de mi trabajo. Lejos de querer boicotear las juntas, quiero tener mejores, mas cortas, productivas y que tengan un mas impacto.

Por eso, he creado este checklist. Si la sigues como parte de tu cultura de trabajo, te prometo que tendras una de las mejores y mas productivas juntas.

1. Antes

Asegúrate para quien trabajas

Se sorprenderían de saber cuantas juntas he tenido con personas que no tienen idea de cual es la misión de su organización, incluyendo presidentes, consejeros y ejecutivos.

Cuando una persona no tiene claro que quiere lograr su empresa, tampoco tiene claro cual es su trabajo ni que es lo que debe de estar haciendo. Antes de convocar o asistir a junta, revisa cual es la misión de tu organización, la de tu departamento y la de tu puesto de trabajo.

Esta falta de claridad es sin duda, la mayor causa de perdida de productividad, y falta de resultados que me he topado. Aquí tienes un buen medidor. Pregunta de manera aleatoria a gente dentro de tu organización cual es la misión. Si no saben la respuesta de memoria, seguramente estas perdiendo dinero, directa o indirectamente. No importa si son 5 o 5,000 empleados.

Así que asegúrate que tu y todos tengan claro cual es su trabajo y la misión de para quien trabajan.

Distribuye la información necesaria

Al convocar una junta define claramente el propósito en un solo enunciado. La junta debe de ser para apoyar una decisión previamente tomada o presentar una propuesta, o obtener una información especifica. De ser necesario facilita la información necesaria para tomar decisiones antes del día de la junta.

Si tu estas organizando la reunión pide a las personas que asistirán lean la información que necesitan para funcionar de manera apropiada. Esta es usualmente la parte mas complicada de coordinar una reunión. Pero el que no lo hagan, o no hacerlo es simplemente una falta de respeto al tiempo de los demás y una gran perdida de tiempo y dinero para todos. Recuerda que el costo de una reunión es el costo sumado del tiempo de todos los asistentes. Puede sonar severo, pero no aceptes a nadie en la reunión que no este preparado. A la larga todos te lo agradecerán.

Limita el numero y selecciona a las personas

Al menos que alguien tenga ninguna intervención y sea como si no estuviera ahí, su presencia agrega tiempo de reunión, presentaciones, preguntas, volumen de voz de quien habla etc. Ten reuniones con la menor cantidad de personas posibles. Después de todo si una persona no va a tener un rol activo, no tiene porque estar presente.

De esta lista filtrada, ayuda a cada quien a entender para que están en esa junta y que es lo que se espera de ellas. Procura que quienes invites tengan una gran pasión por el tema, estén bien informados y tengan autonomía y poder de decisión sobre sus propias acciones.

Todos los demás, pueden leer el reporte después de la reunión o enviar su información por adelantado para el resto del grupo. También si alguien solo aporta en una parte de la junta, tiene nada de malo el dejar que se vayan después de su intervención. Cada minuto de una persona cuesta!

2. Durante

Mediador: Asigna a una persona cuya tarea asegurar el desarrollo ideal de la junta. Debe de tomar el tiempo de cada sección de la reunión y facilitar el orden de palabra. Al principio quizás las personas se sientan raras al tener a una persona que les diga cuando les toca hablar, pero eso ayuda a mantener el enfoque  y evitar divagar en temas que no son importantes por el momento.

El mediador debe de promover el dialogo en lenguaje positivo ayudando a que las personas usen frases como: “Si, y también…” en lugar de “No” o  “Pero”. En casos extremos, es importante eliminar adjetivos calificativos del dialogo. Esto permitirá que los diálogos fluyan mucho mas rápido y con menos fricción entre los presentes.

Registra: Una buena reunión siempre termina con decisiones, compromisos y/o un plan de trabajo. Debe de haber una persona distinta al mediador que se encargue de anotar esto. Si no se toma una decisión, compromiso o plan de trabajo, entonces el asunto no requería una reunión.

3. Después

Documenta: El registro debe de estar disponible para su consulta y servir como punto de partida para las siguientes sesiones si es necesario.

Hay un buen libro que se llama Read This Before Our Next Meeting. Es un buen complemento para esta lectura. Mas que un libro es un pequeño documento que terminas en máximo 30 min. Avisame por comments si quieres te envie una copia.

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3 Comments

  1. Fer Gandara

    Gracias por los tips H! Estaría cool tener una copia del libro 🙂

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